LYNCSブログ

慶應義塾大学公認団体 宇宙科学総合研究会(LYNCS)のブログです。

TrelloとSlackで学生団体公式アドレスの受信メールを一括管理している話

この記事は、LYNCS Advent Calendar 2018 1日目の記事です(大嘘)。

こちらの記事は、今年の三田祭で配布させていただいた部誌「Escape Velocity Vol.2」に掲載した記事の公開版となっています(内容はほぼ同じです)。

今年の部誌は大変好評をいただき、無事完売(売ってない)しました! ご来場くださった皆さまありがとうございました。来年もぜひLYNCSのブースにお越しくださいませ。

部誌制作のあれこれはこちらの記事で読めます↓ lyncs.hateblo.jp

はじめに

総務部SE(システムエンジニア)課は、LYNCSで利用するWebサービスの管理公式サイト、団体内Wikiの運用などを担当するチームです。LYNCS内で新しいツールやサービスが導入される際は、大体SE課が黒幕です。

今回は、タスク管理ツールのTrelloと業務コラボレーションツールのSlackを活用すると問い合わせメールにみんなで対応できるようになるよ、というお話です。

ツール導入の経緯

LYNCS内部での主な連絡手段はSlackですが、外部の関係者の方や団体様とは公式Gmailアドレスでやりとりします。2016年までは、会員が各自公式アカウントにログインしてチェックしていました。

団体の規模が拡大してくると、それぞれのメールに対応できる人が限られてきます。しかし、全員が常にメールを見ているとは限らず、重要なメールへ対応できない・メール対応する人の負担が増すといった事態が危惧されました。

そこで、Slackに#emailというチャンネルを作り、公式Gmailで受信したメールを通知することになったのです。

IFTTTを使ってみる

2017年1月、SE課メンバーによりIFTTT連携によるメール受信通知が始まりました。IFTTTとは、異なるWebサービス間の連携を設定できるサービスです。「If A Then B」という形で設定すると、Aが発生した時にBが自動で実行されます。

IFTTT連携の画面イメージ
IFTTT連携の画面イメージ

GmailからSlackへの連携により、メールが届くと画像のように#emailチャンネルへ通知されます。これで大事なメールを見逃さずに済むようになりました。

Trelloを使ってみる

IFTTTのお陰でメールチェックの体制はできましたが、返信などの対応状況は結局Gmail側の既読 or 未読で管理されていました。担当する人以外がメールを開いた場合、きちんと未読に戻す必要があり煩雑です。また、誰が対応しているのかが聞かないと分からない点も問題でした。

IFTTT導入から半年ほど経った頃、Trelloを使う案が浮上します。Trelloは高機能なタスクリストサービスで、チームでリストを共有してラベル・担当・期限などを管理できます。LYNCSではプロジェクトの進捗管理にTrelloを活用していました。

Trelloには、タスクを表す「カード」をメールで追加できる機能があります。専用のアドレスにメールするだけで、新しいカードが作られるのです。このアドレスにGmailのメールを転送すれば、タスクと同じようにメールを扱えるはずです。

Trello連携の画面イメージ
Trello連携の画面イメージ

TrelloからSlackに通知する機能(画像参照)もあり、IFTTTの代わりとして使えたので、早速乗り換えることになりました。具体的な設定手順は、以下のブログ記事をご覧ください。

soudai.hatenablog.com

Trelloにメールを転送すると、Trello側で内容はもちろん添付ファイルまで確認できます。そのうえ、ラベルや担当者、期限の情報を加えることもできます。メールチェックのためにGmailを開く必要が完全になくなりました。

現在の運用状況

2018年9月現在の#emailボード
2018年9月現在の#emailボード

ここからは、実際の画面を見ながらLYNCSでのメール管理体制を見ていきます。画面で横方向に並んでいる枠は「リスト」と呼ばれ、カードを並べて入れて置くことができます。#emailボードでは、対応状況に応じて5つのリストを使い分けるようにしています。

リスト構成

  1. 新着
    • 新しいメールが自動で追加されるリストです。
    • 気がつくとここにメールが溜まっています……。
  2. 要返信
    • 返信が必要なメールの中で未対応のものが入ります。
    • 担当者や期限を設定することもあります。
  3. 対応中
    • 誰かが対応していたり、返信や確認を待っていたりするメールです。
  4. 募集
    • イベントなどの告知や募集のメールが入ります。
    • 該当するメールも見にくる人も少なく、今後廃止となるかもしれません。
  5. 対応済・対応不要
    • もう見る必要がないメールはここに移動します。
    • 定期的にアーカイブ(非表示)にすると、見た目がスッキリします。

カード詳細

カード詳細画面の例
カード詳細画面の例

カードを開くと、詳細な情報を閲覧できます。メールの本文は①の「詳細説明」に、添付ファイルは②の「添付〜」に自動で登録されます。また、スレッド内で返信が続く場合は③のようにコメントとして追加されるので、会話の流れも問題なく追うことができます。

右側の④では、担当者・ラベル・期限などを付与できます。ラベルは当初UNISECや三田祭など要件の種類に応じて付けていましたが、一々手作業で付けるのが面倒なのであまり使われなくなりました。

Slack通知

Slackには、最近メッセージに直接返信できるスレッド機能が実装されました。この機能によって、Slackから離れずともメールにコメントできるようになりました。

また、メッセージを他のチャンネルに共有できるため、「これどうなってますか?(メールの内容)」のような問い合わせもワンタッチで可能です。

最近では、外部の方にお送りするメールの内容も#emailチャンネルで添削することが増えています。

Trelloメール管理Tips

Trello自体のメール通知は切る

共有アドレスにTrelloの通知が届く設定だと、カードを消した通知のメールでカードが増えてしまうスパイラルに陥るので切りましょう。

Trello自体に限らず、Twitterなど通知が多いサービスのメール通知も極力無効化しています(LYNCSのTwitterに関しては@つきメンションとDMのみメール通知)。

メールマガジンは原則停止

メールマガジンのように送りっぱなしで対応を求めないメールは、対応が必要なメールの邪魔になります。読みたい人が個人のアドレスで登録すれば問題ないので、共有アカウントでは原則停止するようにしました。

おわりに

いかがでしたか? 団体や複数人でメールアカウントを共有している方々には有効な方法だと思います。

また、個人のメールでも、タスクに直結するものはTrelloで管理すると便利かもしれません。筆者はGmailのフィルタで研究室関係のメールだけをTrelloに送って快適なタスク管理生活を送っています。

宇宙科学総合研究会 SE課は、技術を使って活動を楽にすることを目指して日々 時々活動しています。

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